Legale 

Politica sulla protezione dei dati e sulla sicurezza dei dati

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Dichiarazione e scopo della politica

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UN.  DPMonks Finance Ltd (il datore di lavoro) si impegna a garantire che tutti i dati personali da noi trattati vengano elaborati secondo gli standard di protezione e sicurezza dei dati legalmente conformi.

B.  Confermiamo ai fini delle leggi sulla protezione dei dati, che il datore di lavoro è un titolare del trattamento dei dati personali in relazione al tuo impiego. Ciò significa che determiniamo le finalità per le quali e il modo in cui vengono elaborati i tuoi dati personali.

C.  Lo scopo di questa politica è di aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi di protezione e sicurezza dei dati:

1.  notificare al nostro personale i tipi di informazioni personali che potremmo detenere su di loro, i nostri clienti, fornitori e altre terze parti e cosa facciamo con tali informazioni;

2.  definire le regole sulla protezione dei dati e le condizioni legali che devono essere soddisfatte quando raccogliamo, riceviamo, gestiamo, elaboriamo, trasferiamo e conserviamo i dati personali e garantiamo che il personale comprenda le nostre regole e gli standard legali; e

3.  chiarire le responsabilità e i doveri del personale in materia di protezione e sicurezza dei dati.

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D.  Questa è solo una dichiarazione di polizza e non fa parte del contratto di lavoro. Possiamo modificare questa politica in qualsiasi momento, a nostra assoluta discrezione.

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e.  Ai fini di questa politica:

1.  Per dati di casellario giudiziario si intendono le informazioni sulle condanne penali e sui reati di un individuo e le informazioni relative alle accuse e ai procedimenti penali.

2.  Per leggi sulla protezione dei dati si intendono tutte le leggi applicabili relative al trattamento dei Dati personali, incluso, per il periodo durante il quale è in vigore, il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito.

3.  Interessato indica la persona fisica a cui si riferiscono i dati personali.

4.  Per dati personali si intende qualsiasi informazione relativa a un individuo che può essere identificato da tali informazioni.

5.  Per elaborazione si intende qualsiasi uso che viene fatto dei dati, inclusa la raccolta, l'archiviazione, la modifica, la divulgazione o la distruzione degli stessi.

6.  Per categorie speciali di dati personali si intendono le informazioni sull'origine razziale o etnica di un individuo, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, la salute, la vita sessuale o l'orientamento sessuale e i dati biometrici.

Principi di protezione dei dati

1.   Il personale il cui lavoro comporta l'utilizzo di dati personali relativi al Personale o ad altri deve rispettare questa politica e i seguenti principi di protezione dei dati che richiedono che le informazioni personali siano:

un.  trattati in modo lecito, corretto e trasparente. Dobbiamo sempre disporre di una base legale per elaborare i dati personali, come stabilito dalle leggi sulla protezione dei dati. I dati personali possono essere trattati se necessario per l'esecuzione di un contratto con l'interessato, per adempiere un obbligo legale di cui è soggetto il titolare del trattamento, o per il legittimo interesse del titolare del trattamento o del soggetto cui i dati sono comunicati. L'interessato deve essere informato su chi controlla le informazioni (noi), le finalità per le quali stiamo elaborando le informazioni e a chi possono essere divulgate.

B.  raccolti solo per finalità determinate, esplicite e legittime. I dati personali non devono essere raccolti per uno scopo e poi utilizzati per un altro. Se vogliamo cambiare il modo in cui utilizziamo i dati personali, dobbiamo prima informare l'interessato.

C.  trattati solo ove adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario alle finalità del trattamento. Raccoglieremo dati personali solo nella misura necessaria per lo scopo specifico notificato all'interessato.

D.  accurato e il datore di lavoro adotta tutte le misure ragionevoli per garantire che le informazioni inesatte vengano rettificate o eliminate senza indugio. Verranno effettuati controlli sui dati personali al momento della raccolta e successivamente dovranno essere effettuati controlli regolari. Faremo ogni ragionevole sforzo per rettificare o cancellare informazioni imprecise.

e.  conservati solo per il tempo necessario al trattamento. Le informazioni non verranno conservate più a lungo del necessario e adotteremo tutte le misure ragionevoli per eliminare le informazioni quando non ne avremo più bisogno. Per indicazioni sulla durata della conservazione di particolari informazioni, contatta il responsabile della protezione dei dati o richiedi una copia della nostra politica di conservazione dei dati.

F.  misure sicure e appropriate sono adottate dal datore di lavoro per garantire come tali.

Chi è responsabile della protezione e della sicurezza dei dati?

2.   Il mantenimento di standard adeguati di protezione e sicurezza dei dati è un compito collettivo condiviso tra noi e te. Questa politica e le regole in essa contenute si applicano a tutto il personale del Datore di lavoro, indipendentemente dall'anzianità, dall'anzianità e dall'orario di lavoro, inclusi tutti i dipendenti, direttori e funzionari, consulenti e appaltatori, personale occasionale o interinale, tirocinanti, lavoratori a domicilio e personale a tempo determinato ed eventuali volontari (Staff).

3.   Domande su questa politica, o richieste di ulteriori informazioni, devono essere rivolte al Responsabile della protezione dei dati.

4.   Tutto il Personale ha la responsabilità personale di garantire il rispetto di questa politica, di gestire tutti i dati personali in modo coerente con i principi qui stabiliti e di garantire che vengano adottate misure per proteggere la sicurezza dei dati. I manager hanno la responsabilità speciale di dare l'esempio e di monitorare e far rispettare la conformità. Il responsabile della protezione dei dati deve essere informato se questa politica non è stata seguita, o se si sospetta che questa politica non sia stata seguita, non appena ragionevolmente possibile.

5.   Qualsiasi violazione di questa politica sarà presa sul serio e potrebbe comportare azioni disciplinari fino al licenziamento. Violazioni significative o intenzionali, come l'accesso ai dati personali del personale o dei clienti senza autorizzazione o un motivo legittimo per farlo, possono costituire una colpa grave e potrebbero portare al licenziamento senza preavviso.

Quali dati e attività personali sono coperti da questa politica?

6.   Questa politica copre i dati personali:

un.  che si riferisce a un individuo naturale vivente che può essere identificato da quelle informazioni isolatamente o leggendole insieme ad altre informazioni in nostro possesso;

B.  è archiviato elettronicamente o su carta in un sistema di archiviazione;

C.  sotto forma di dichiarazioni di opinione e di fatti;

D.  che si riferisce al Personale (presente, passato o futuro) o a qualsiasi altro individuo di cui trattiamo o controlliamo i dati personali;

e.  che otteniamo, ci viene fornito, che conserviamo o conserviamo, organizziamo, divulghiamo o trasferiamo, modifichiamo, recuperiamo, utilizziamo, gestiamo, elaboriamo, trasportiamo o distruggiamo.

7.   Questi dati personali sono soggetti alle garanzie legali stabilite dalle leggi sulla protezione dei dati.

Quali dati personali trattiamo sul Personale?

8.   Raccogliamo dati personali su di te che:

un.  fornisci o raccogliamo prima o durante il tuo impiego o impegno con noi;

B.  è fornito da terze parti, come riferimenti o informazioni da fornitori o altri soggetti con cui abbiamo rapporti d'affari; o

C.  è di pubblico dominio.

9.   I tipi di dati personali che potremmo raccogliere, archiviare e utilizzare su di te includono record relativi a:

un.  indirizzo di casa, recapiti e recapiti per i parenti più prossimi;

B.  reclutamento (compreso il modulo di domanda o curriculum vitae, referenze ricevute e dettagli delle tue qualifiche);

C.  registri paga, numero di previdenza sociale e dettagli delle tasse e di eventuali benefici occupazionali come pensione e assicurazione sanitaria (compresi i dettagli di eventuali richieste di risarcimento presentate);

D.  uso di telefono, e-mail, Internet, fax o messaggistica istantanea;

e.  Dettagli sui social media;

F.  prestazione e qualsiasi questione disciplinare, reclamo, reclamo o preoccupazione in cui sei coinvolto.

Dati personali sensibili

10.      Di tanto in tanto potremmo aver bisogno di elaborare informazioni personali sensibili (a volte denominate "categorie speciali di dati personali").

11.      Tratteremo le informazioni personali sensibili solo se:

un.  abbiamo una base legale per farlo, ad esempio è necessario per l'esecuzione del contratto di lavoro; e

B.  si applica una delle seguenti condizioni speciali per il trattamento dei dati personali:

io.  l'interessato ha prestato esplicito consenso.

ii.  il trattamento è necessario ai fini dell'esercizio di diritti o obblighi in materia di diritto del lavoro della Società o dell'interessato.

iii.  il trattamento è necessario per tutelare gli interessi vitali dell'interessato e l'interessato è fisicamente incapace di prestare il consenso.

IV.  il trattamento riguarda dati personali resi manifestamente pubblici dall'interessato.

v.  il trattamento è necessario per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; o

vi.  il trattamento è necessario per motivi di rilevante interesse pubblico.

12.      Prima di trattare qualsiasi dato personale sensibile, il Personale è tenuto a notificare al Responsabile della Protezione dei Dati la proposta di trattamento, affinché il Responsabile della Protezione dei Dati possa valutare se il trattamento è conforme ai criteri sopra indicati.

13.      I dati personali sensibili non saranno oggetto di trattamento fino a quando non abbia avuto luogo la valutazione di cui sopra e l'interessato sia stato adeguatamente informato della natura del trattamento, delle finalità per le quali lo stesso viene effettuato e della base giuridica dello stesso.

14.      La nostra informativa sulla privacy stabilisce il tipo di informazioni personali sensibili che elaboriamo, a cosa servono e la base legale per il trattamento.

Informazioni sui casellari giudiziari

15.      Le informazioni sui casellari giudiziari verranno elaborate in conformità con la nostra Politica sulle informazioni sui casellari giudiziari.

Come utilizziamo i tuoi dati personali

16.      Ti diremo i motivi del trattamento dei tuoi dati personali, come utilizziamo tali informazioni e la base legale per il trattamento nella nostra informativa sulla privacy. Non tratteremo le informazioni personali del personale per nessun altro motivo.

17.      In generale, utilizzeremo le informazioni per svolgere la nostra attività, per amministrare il tuo impiego o impegno e per affrontare eventuali problemi o preoccupazioni che potresti avere, inclusi, a titolo esemplificativo:

un.  Elenchi indirizzi del personale: per compilare e far circolare elenchi di indirizzi di casa e recapiti, per contattarvi al di fuori dell'orario di lavoro.

B.  Registri di malattia: per mantenere un registro della tua assenza per malattia e copie di eventuali note mediche o altri documenti a noi forniti in relazione alla tua salute, per informare i tuoi colleghi e altri che sei assente per malattia, in quanto ragionevolmente necessario per gestire la tua assenza, per gestire assenze per malattia inaccettabilmente elevate o sospette, per informare i revisori a fini di valutazione del livello di assenza per malattia, per pubblicare dettagli anonimi aggregati internamente sui livelli di assenza per malattia.

C.  Monitoraggio dei sistemi informatici: per monitorare il tuo utilizzo di posta elettronica, internet, telefono e fax, computer o altre comunicazioni o risorse informatiche.

D.  Questioni disciplinari, di reclamo o legali: in connessione con qualsiasi questione o procedimento disciplinare, di reclamo, legale, normativo o di conformità che potrebbe coinvolgerti.

e.  Revisioni delle prestazioni: per effettuare revisioni delle prestazioni.

F.  Monitoraggio delle Pari Opportunità: condurre il monitoraggio ai fini delle pari opportunità e pubblicare informazioni aggregate e anonime sulla ripartizione della forza lavoro del Datore di lavoro.

G.  Potremmo anche utilizzare i tuoi dati personali per .

Precisione e pertinenza

18.      Noi:

un.  garantire che i dati personali trattati siano aggiornati, accurati, adeguati, pertinenti e non eccedenti rispetto allo scopo per il quale sono stati raccolti.

B.  non trattare i dati personali ottenuti per uno scopo per qualsiasi altro scopo, a meno che tu non sia d'accordo o lo aspetti ragionevolmente.

19.      Se ritieni che le informazioni che ti riguardano siano inesatte o non aggiornate, dovresti informarne il responsabile della protezione dei dati. Se concordano sul fatto che le informazioni sono inesatte o non aggiornate, le correggeranno prontamente. Se non sono d'accordo con la correzione, prenderanno nota dei tuoi commenti.

Conservazione e conservazione

20.      I dati personali (e le informazioni personali sensibili) saranno conservati in modo sicuro in conformità con la nostra Politica sulla sicurezza delle informazioni.  

21.      I periodi di conservazione dei dati personali sono contenuti nelle nostre informative sulla privacy.

Diritti individuali

22.      Hai i seguenti diritti in relazione ai tuoi dati personali.

23.      Richieste di accesso al soggetto:

un.  Hai il diritto di fare una richiesta di accesso al soggetto. Se fai una richiesta di accesso per soggetto, ti diremo:

io.  se i tuoi dati personali sono trattati o meno e, in caso affermativo, perché, le categorie di dati personali interessati e l'origine dei dati se non sono stati raccolti presso di te;

ii.  a chi i tuoi dati personali sono o possono essere divulgati, inclusi destinatari al di fuori del Regno Unito o dello Spazio economico europeo (SEE) e le garanzie applicabili a tali trasferimenti;

iii.  per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati personali (o come viene deciso tale periodo);

IV.  i tuoi diritti di rettifica o cancellazione dei dati, o di limitare o opporti al trattamento;

v.  il tuo diritto di sporgere denuncia all'Information Commissioner se ritieni che non abbiamo rispettato i tuoi diritti alla protezione dei dati; e

vi.  indipendentemente dal fatto che eseguiamo o meno processi decisionali automatizzati e la logica coinvolta in tali processi decisionali.

B.  Ti forniremo una copia dei dati personali oggetto di trattamento. Questo sarà normalmente in formato elettronico se hai fatto una richiesta elettronicamente, a meno che tu non accetti diversamente.

C.  Per fare una richiesta di accesso al soggetto, contattaci su support.Wix.com.

D.  Potrebbe essere necessario richiedere una prova di identificazione prima che la tua richiesta possa essere elaborata. Ti faremo sapere se abbiamo bisogno di verificare la tua identità e i documenti di cui abbiamo bisogno.

e.  Normalmente risponderemo alla tua richiesta entro 28 giorni dalla data di ricezione della tua richiesta. In alcuni casi, ad esempio nel caso in cui venga trattata una grande quantità di dati personali, potremmo rispondere entro 3 mesi dalla data di ricezione della tua richiesta. Se questo è il caso, ti scriveremo entro 28 giorni dalla ricezione della tua richiesta originale.

F.  Se la tua richiesta è manifestamente infondata o eccessiva, non siamo obbligati a soddisfarla.

24.      Altri diritti:

un.  Hai una serie di altri diritti in relazione ai tuoi dati personali. Puoi richiederci di:

io.  rettificare i dati inesatti;

ii.  interrompere il trattamento o cancellare i dati che non sono più necessari alle finalità del trattamento;

iii.  interrompere l'elaborazione o cancellare i dati se i tuoi interessi prevalgono sui nostri motivi legittimi per l'elaborazione dei dati (laddove ci basiamo sui nostri interessi legittimi come motivo per l'elaborazione dei dati);

IV.  interrompere il trattamento dei dati per un periodo se i dati sono inesatti o se vi è una controversia sul fatto che i tuoi interessi prevalgano o meno sui motivi legittimi del Datore di lavoro per l'elaborazione dei dati.

B.  Per richiedere di eseguire uno di questi passaggi, invia la richiesta a support.Wix.com.

La sicurezza dei dati

25.      Utilizzeremo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali e in particolare per proteggerli da trattamenti non autorizzati o illeciti e da perdita, distruzione o danneggiamento accidentali.

26.      Mantenere la sicurezza dei dati significa assicurarsi che:

un.  solo le persone autorizzate all'utilizzo delle informazioni possono accedervi;

B.  ove possibile, i dati personali sono pseudonimizzati o crittografati;

C.  le informazioni sono esatte e idonee allo scopo per il quale sono trattate; e

D.  le persone autorizzate possono accedere alle informazioni se ne hanno bisogno per scopi autorizzati.

27.      Per legge, dobbiamo utilizzare procedure e tecnologie per proteggere le informazioni personali per tutto il periodo in cui le deteniamo o controlliamo, dall'ottenimento alla distruzione delle informazioni.

28.      Le informazioni personali non devono essere trasferite a nessuna persona per l'elaborazione (ad esempio durante l'esecuzione di servizi per noi o per nostro conto), a meno che tale persona non abbia acconsentito a rispettare le nostre procedure di sicurezza dei dati o siamo soddisfatti dell'esistenza di altre misure adeguate.

29.      Le procedure di sicurezza includono:

un.  Qualsiasi scrivania o armadio contenente informazioni riservate deve essere tenuto a chiave.

B.  I computer devono essere bloccati con una password complessa che viene cambiata regolarmente o spenti quando vengono lasciati incustoditi e si dovrebbe usare discrezione quando si visualizzano le informazioni personali su

un monitor per assicurarsi che non sia visibile agli altri.

C.  I dati archiviati su CD o memory stick devono essere crittografati o protetti da password e bloccati in modo sicuro quando non vengono utilizzati.

D.  Il responsabile della protezione dei dati deve approvare qualsiasi cloud utilizzato per archiviare i dati.

e.  I dati non devono mai essere salvati direttamente su dispositivi mobili come laptop, tablet o smartphone.

F.  Tutti i server contenenti dati personali sensibili devono essere approvati e protetti da software di sicurezza.

G.  I server contenenti dati personali devono essere conservati in un luogo sicuro, lontano dallo spazio generale dell'ufficio.

h.  I dati dovrebbero essere regolarmente sottoposti a backup in linea con la procedura di backup del datore di lavoro.

30.      Precauzioni telefoniche. Particolare attenzione deve essere posta dal Personale che si occupa delle richieste telefoniche per evitare divulgazioni inadeguate. In particolare:

un.  l'identità di qualsiasi chiamante deve essere verificata prima della divulgazione di qualsiasi informazione personale;

B.  se l'identità del chiamante non può essere verificata in modo soddisfacente, allora dovrebbe essere chiesto loro di porre la domanda per iscritto;

C.  non consentire ai chiamanti di costringerti a divulgare informazioni. In caso di problemi o incertezze, contattare il Responsabile della protezione dei dati.

31.      Metodi di smaltimento. Copie delle informazioni personali, sia su carta che su qualsiasi dispositivo di archiviazione fisico, devono essere fisicamente distrutte quando non sono più necessarie. I documenti cartacei devono essere distrutti e i CD o memory stick o simili devono essere resi illeggibili in modo permanente.

Valutazioni di impatto sui dati

32.      Alcuni dei trattamenti effettuati dal Datore di lavoro possono comportare rischi per la privacy.

33.      Laddove il trattamento comporti un rischio elevato per i diritti e le libertà del personale, il datore di lavoro effettuerà una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati per determinare la necessità e la proporzionalità del trattamento. Ciò includerà la considerazione delle finalità per le quali viene svolta l'attività, i rischi per gli individui e le misure che possono essere messe in atto per mitigare tali rischi.

Violazioni dei dati

34.      Se scopriamo che c'è stata una violazione dei dati personali del personale che rappresenta un rischio per i diritti e le libertà delle persone, la segnaleremo all'Information Commissioner entro 72 ore dalla scoperta.

35.      Registreremo tutte le violazioni dei dati indipendentemente dal loro effetto in conformità con la nostra politica di risposta alle violazioni.

36.      Se è probabile che la violazione comporti un rischio elevato per i tuoi diritti e le tue libertà, informeremo le persone interessate che si è verificata una violazione e forniremo loro maggiori informazioni sulle sue probabili conseguenze e sulle misure di mitigazione adottate.

Trasferimenti internazionali di dati

37.      Nel corso dello svolgimento della nostra attività, potremmo aver bisogno di trasferire le tue informazioni personali in un paese al di fuori del Regno Unito o dello Spazio economico europeo (SEE), incluso a qualsiasi società del gruppo o a un'altra persona con cui abbiamo un rapporto d'affari.

38.      I tuoi dati personali saranno trasferiti in un paese al di fuori del Regno Unito o del SEE solo se sono in atto protezioni adeguate. Per garantire che i tuoi dati personali ricevano un livello di protezione adeguato, abbiamo messo in atto procedure appropriate con le terze parti con cui condividiamo i tuoi dati personali per garantire che i tuoi dati personali siano trattati da tali terze parti in modo coerente e con cui rispetta la legge sulla protezione dei dati.

39.      Se desideri saperne di più sui trasferimenti internazionali dei tuoi dati personali, puoi contattare il responsabile della protezione dei dati.

Responsabilità individuali

40.      Il personale ha la responsabilità di aiutare il datore di lavoro a mantenere aggiornati i propri dati personali.

41.      Il personale dovrebbe informare il datore di lavoro se i dati personali forniti al datore di lavoro cambiano, ad esempio se si cambia casa o si cambiano le coordinate bancarie.

42.      Potresti avere accesso ai dati personali di altri membri del Personale e dei nostri clienti nel corso del tuo impiego. In tal caso, il datore di lavoro fa affidamento sui membri del personale per aiutare a soddisfare i propri obblighi di protezione dei dati nei confronti del personale e dei clienti.

43.      I soggetti che hanno accesso ai dati personali sono tenuti:

un.  di accedere solo ai dati personali a cui hanno l'autorizzazione ad accedere e solo per scopi autorizzati;

B.  a non divulgare i dati personali se non a soggetti (interni o esterni al Datore di lavoro) che siano muniti di apposita autorizzazione;

C.  per proteggere i dati personali (ad esempio rispettando le regole sull'accesso ai locali, l'accesso ai computer, inclusa la protezione tramite password, e l'archiviazione e distruzione sicura dei file);

D.  non rimuovere dai locali del Datore di lavoro dati personali, o dispositivi che contengono o possono essere utilizzati per accedere a dati personali, senza l'adozione di adeguate misure di sicurezza (quali crittografia o protezione tramite password) per proteggere i dati e il dispositivo; e

e.  non archiviare dati personali su unità locali o su dispositivi personali utilizzati per scopi di lavoro.

Formazione

44.      Forniremo formazione a tutte le persone sulle loro responsabilità in materia di protezione dei dati come parte del processo di introduzione e successivamente a intervalli regolari.

45.      Gli individui i cui ruoli richiedono un accesso regolare ai dati personali o che sono responsabili dell'attuazione di questa politica o della risposta alle richieste di accesso dei soggetti ai sensi della presente politica riceveranno una formazione aggiuntiva per aiutarli a comprendere i propri doveri e come rispettarli.